Prodotti in scadenza in farmacia: come evitarli

I prodotti in scadenza si scoprono solo quando è troppo tardi per renderli o venderli

Il problema è che le scadenze non hanno un calendario: vivono nel gestionale, su un foglio attaccato allo scaffale, nella testa di chi ha ordinato quel lotto. Quando le trovi, è già troppo tardi. La soluzione non è un software nuovo, ma una procedura che parte da dove le scadenze sono oggi. Prendi un pomeriggio e fai questo: apri il gestionale e stampa l'elenco dei lotti con scadenza nei prossimi tre mesi. Poi vai in magazzino e, scaffale per scaffale, segna su quel foglio la data di scadenza che vedi sulle confezioni. Alla fine avrai due colonne: quella del gestionale e quella reale.

Dove non coincidono, hai il punto da sistemare. In uno studio, la titolare ha dato alla segretaria un pomeriggio al mese per fare questo confronto. La segretaria ha trovato tre prodotti con scadenza nel gestionale diversa da quella sulla scatola: il fornitore aveva cambiato lotto senza aggiornare la bolla. La titolare ha corretto il gestionale e da allora, ogni primo lunedì del mese, la segretaria stampa l'elenco e lo confronta con lo scaffale. Il risultato è che i prodotti in scadenza si vedono con due mesi di anticipo, non quando sono già scaduti.

Per approfondire un passaggio collegato, consulta la guida su riordino scorte minime farmacia.

Mappare dove vivono le scadenze oggi (gestionale, scaffale, carta) e chi le controlla

Per mappare dove vivono le scadenze, parti dal gestionale: controlla se esiste un report "lotti in scadenza" o "scadenze articoli" e chi lo usa. Poi vai in magazzino: prendi un blocco note e segna dove tieni i prodotti a media e bassa rotazione (scaffali, cassetti, banco frigo). Infine, cerca i foglietti volanti: promemoria scritti a mano, post-it sul monitor, elenchi stampati mesi fa. Il titolare deve sapere chi, tra i farmacisti collaboratori e gli addetti al banco, controlla ogni zona. Esempio pratico: in uno studio, il titolare apre il gestionale e trova il report "scadenze" sotto la voce magazzino.

Lo stampa e lo confronta con i post-it attaccati alla porta del magazzino. Scopre che il banco frigo non è mai controllato perché nessuno ha il compito di farlo. Decide che ogni lunedì mattina, prima dell'apertura, il farmacista del turno controlla il frigo e aggiorna un foglio condiviso. Il titolare verifica il foglio il mercoledì. Se il gestionale non ha un report, il titolare crea un file Excel condiviso con colonne: prodotto, lotto, scadenza, zona, responsabile. Questo mappaggio non vale se il titolare ha già un sistema che funziona e tutti lo seguono.

Definire la fonte autorevole delle scadenze, la frequenza di controllo e il responsabile

Definire la fonte autorevole delle scadenze, la frequenza di controllo e il responsabile significa partire dal gestionale come unica fonte certa: ogni lotto registrato al carico riporta la data di scadenza, quindi è lì che il titolare deve guardare, non sullo scaffale o su fogli sparsi. Il responsabile è chi effettua lo scarico giornaliero, perché vede il lotto e la quantità al momento del controllo; il titolare verifica settimanalmente che questa persona abbia effettivamente registrato ogni movimento. La frequenza è settimanale, scelta il giorno più tranquillo, ad esempio l’inizio della settimana prima dell’apertura, quando il magazzino è fermo e si può controllare senza interruzioni.

In questo momento il titolare apre il gestionale, filtra per scadenza entro i prossimi sessanta giorni, e chiede al responsabile di confermare che i lotti presenti corrispondano a quelli fisicamente in magazzino, segnalando eventuali discrepanze. Un esempio pratico: mentre la segreteria sistema le ricette, il titolare accede al gestionale, imposta il filtro scadenza entro due mesi, stampa l’elenco e lo consegna al farmacista che ha fatto lo scarico ieri; questi confronta lista e scaffale, segnala un lotto di antinfiammatorio scaduto tra venti giorni che sembrava nascosto dietro altri, e insieme decidono di metterlo in vetrina con sconto quel stesso giorno. Il controllo non vale se fatto da chi non scarica, perché rischia di perdere movimenti recenti o di fidarsi di dati vecchi. Un approfondimento collegato: la guida su gestione WhatsApp farmacia.

Procedura passo-passo per generare l'elenco settimanale dei lotti in scadenza e

Per evitare di scoprire i prodotti in scadenza solo quando è troppo tardi, inizia mappando dove vivono le scadenze oggi: potrebbero essere nel gestionale, sugli scaffali con etichette cartacee, o in un foglio Excel aggiornato saltuariamente. Identifica chi controlla queste scadenze: è il farmacista, la tua segreteria, o qualcuno che passa in magazzino per caso? Definisci una fonte autorevole delle scadenze—il gestionale è l’ideale, ma se mancano dati completi, usa un foglio condiviso dove tutti annotano le scadenze al momento dell’acquisto. Stabilisci una frequenza di controllo: settimanale è un buon punto di partenza. Assegna un responsabile che ogni settimana generi l’elenco dei lotti in scadenza, con stato e prossimo passo per ciascuno.

Se il tuo gestionale non ha un modulo scadenze, esporta i dati in un foglio e filtra per data. Se non sai estrarre i dati, chiedi al fornitore del software: spesso basta una query semplice. Non aspettare di riordinare o trovare un prodotto scaduto per controllare le scadenze. Ogni settimana, il responsabile dovrebbe generare un elenco con i lotti in scadenza, divisi per stato (da vendere, da rendere, da smaltire) e prossimo passo. Se il sistema genera l’elenco automaticamente, verifica che sia completo e aggiornato. Se invece lo fai manualmente, assicurati di non saltare nessuna scadenza. Alla fine della settimana, avrai un elenco chiaro con le azioni da compiere per ogni lotto, riducendo il rischio di prodotti invenduti o scaduti.

Controllare le scadenze solo quando si riordina o si trova un prodotto scaduto sullo

Controllare le scadenze solo quando si riordina o si trova un prodotto scaduto sullo scaffale significa perdere ogni opportunità di agire. Il momento in cui te ne accorgi è già troppo tardi: il lotto non si può più rendere, e vendere a prezzo pieno è impossibile. Per cambiare questa dinamica, devi passare da un controllo reattivo a uno proattivo. Inizia mappando dove oggi vivono le scadenze: nel gestionale, su un foglio, sullo scaffale. Chi le controlla? Il titolare? Il farmacista? Il segretario? Poi stabilisci una fonte autorevole: il gestionale è l’unica fonte attendibile. Definisci la frequenza (settimanale), il responsabile (il titolare o un addetto) e un processo chiaro.

Ogni settimana, estrai l’elenco dei lotti che scadono entro un mese. Controlla ogni lotto: stato (in magazzino, in vendita, in attesa di ritiro), data di scadenza, quantità. Per ogni lotto, segna il prossimo passo: contattare il fornitore per reso, vendere con sconto, smaltire. Il titolare non deve più scoprire i problemi per caso. Deve avere un elenco aggiornato, con azioni chiare. L’automazione non sostituisce la verifica del titolare: il sistema genera l’elenco, ma è lui che decide cosa fare. Questo processo toglie la sorpresa, riduce le perdite e libera tempo. Un approfondimento collegato: la guida su avviso ritiro prodotto farmacia.

Automazione vs verifica del titolare: quando il sistema genera l'elenco

Quando il sistema genera automaticamente l'elenco dei prodotti in scadenza, il titolare deve verificare che i dati siano corretti e completi. In uno studio, la tua segreteria potrebbe ricevere l'elenco ogni venerdì mattina e segnare a mano i prodotti che sono già stati venduti o resi. Tu, come titolare, controlli l'elenco il lunedì mattina per assicurarti che non ci siano errori e che tutti i prodotti in scadenza siano stati gestiti. Questo sistema riduce il rischio di trovare prodotti scaduti sullo scaffale, ma richiede comunque una verifica umana per essere sicuro. Se il sistema non genera l'elenco o i dati sono incompleti, la tua segreteria deve controllare manualmente le scadenze dei prodotti in magazzino.

Questo processo è più lento e soggetto a errori, ma è necessario per evitare di perdere denaro su prodotti scaduti. L'elenco generato automaticamente è uno strumento utile, ma non sostituisce completamente il controllo umano. Per esempio, immagina che la tua segreteria riceva l'elenco settimanale e noti che un lotto di integratori alimentari è in scadenza tra due settimane. Tu, come titolare, verifichi l'elenco e confermi che il lotto è ancora in magazzino. A questo punto, puoi decidere di metterlo in promozione per venderlo prima della scadenza, invece di doverlo buttare via. Questo passaggio operativo ti permette di gestire meglio le scadenze e ridurre gli sprechi, ma richiede la tua attenzione per assicurarti che tutto sia in ordine.

Ogni settimana un elenco con stato e prossimo passo per ogni lotto in scadenza

Per avere ogni settimana un elenco con stato e prossimo passo per ogni lotto in scadenza, parti dal gestionale di farmacia: chiedi al tuo amministrativo di esportare il report dei lotti con data di scadenza. Su un foglio di calcolo, aggiungi colonne per "stato" (in commercio, in quarantena, da rendere) e "prossimo passo" (es. "scontare del trenta per cento", "contatta fornitore XYZ"). Ogni lunedì, il tuo addetto aggiorna il file: controlla i lotti che scadono entro due mesi, ne verifica la giacenza a scaffale, e segna l'azione da fare. Tu, come titolare, dedichi una decina di minuti a scorrere l'elenco e dare il via libera alle scontistiche o ai resi.

Esempio pratico: in uno studio con duecento referenze, la segretaria estrae il report il lunedì mattina, lo confronta con lo scaffale il martedì, e il mercoledì ti porta l'elenco con tre lotti di integratori in scadenza a un mese e mezzo: uno è già in quarantena (da rendere), due sono ancora vendibili (da scontare del venti per cento). Tu firmi le azioni e il giovedì parte la comunicazione ai clienti. Questo metodo non vale se il tuo fornitore non accetta resi oltre i trenta giorni: in quel caso, anticipi il controllo a tre mesi.

Domande frequenti