9 min di lettura
Sedute da fissare dopo preventivo accettato dentista
Se dopo il preventivo le sedute restano in sospeso, ecco come evitare ritardi e perdite con una procedura chiara e verificabile.
Studi dentistici · Agenda protetta
Un'agenda pienanon è un'agenda protetta.
Le poltrone si svuotano per motivi ordinari: una conferma mai arrivata, un richiamo saltato, un preventivo lasciato aperto. Axenly presidia questi passaggi giorno per giorno, così lo studio non deve rincorrerli al telefono.
Una settimana, cinque movimenti
Lunedì mattina
L'agenda della settimana è piena sulla carta. Nessuno ha ancora confermato.
Conferme
Le conferme partono da sole nei tempi decisi dallo studio: ogni appuntamento diventa certo o si libera in anticipo.
Disdette
Chi non può venire lo dice giorni prima, non la mattina stessa. Due slot tornano disponibili.
Recupero
Gli slot liberati vengono proposti a chi era in attesa o cercava un appuntamento più vicino.
Richiami
In parallelo partono i richiami d'igiene in scadenza e i preventivi rimasti aperti.
LunMarMerGioVen09:0010:0011:0015:0016:0017:00
- prenotato
- confermato
- liberato
- recuperato
Cinque modi ordinari di perdere una poltrona
- 01
Appuntamento non confermato
Nessuno sa se il paziente verrà finché non arriva l'ora. Se non arriva, la poltrona resta ferma.
- 02
Disdetta dell'ultimo minuto
Comunicata la mattina stessa, quando non c'è più tempo materiale per riempire lo spazio.
- 03
Richiamo d'igiene scaduto
Il richiamo dipende da chi apre la lista. Nei mesi pieni la lista non si apre.
- 04
Preventivo aperto
Consegnato, discusso, mai ripreso. Non per disinteresse, ma perché nessuno è tornato sull'argomento.
- 05
Slot liberato mai riproposto
Lo spazio esiste, la persona che lo cercava esiste, ma i due non si incontrano.
Use case per lo studio dentistico
Conferma dell'appuntamento
Messaggio di conferma nei tempi decisi dallo studio, con possibilità di spostare subito.
Gestione delle disdette
Chi disdice viene riprogrammato nella stessa conversazione, senza tornare in lista d'attesa.
Recupero degli slot liberi
Lo spazio che si apre viene proposto a chi lo stava cercando, in ordine definito dallo studio.
Richiami d'igiene
Il richiamo parte alla scadenza prevista per quel paziente e porta direttamente alla prenotazione.
Preventivi non completati
Ripresa del piano dopo un periodo stabilito, per capire dubbi e priorità.
Follow-up post intervento
Controllo a distanza di giorni sulle indicazioni già previste dallo studio.
Cosa cambia per la segreteria
Meno telefonate in uscita
Le chiamate di conferma e di richiamo smettono di occupare le ore migliori della giornata.
Una lista invece di una rincorsa
Gli slot liberi e i pazienti in attesa si incontrano automaticamente, secondo le regole dello studio.
Decisioni sempre umane
Casi delicati, urgenze e situazioni particolari vengono segnalate al personale, non gestite in automatico.
Quale slot vorresti smettere di perdere?
Conferme, richiami o preventivi aperti: scegliamo insieme il percorso più pesante e lo costruiamo gratuitamente.
Scrivici su WhatsAppDomande dagli studi dentistici
- Come vengono gestite le conferme senza telefonate?
- L'appuntamento viene confermato nella conversazione, con un messaggio inviato nei tempi decisi dallo studio. Chi non può venire lo dice subito, e lo slot torna disponibile con giorni di anticipo invece che la mattina stessa.
- Cosa succede quando qualcuno disdice all'ultimo minuto?
- Lo slot liberato viene proposto a chi è in attesa o a chi aveva chiesto un appuntamento più vicino, secondo criteri definiti dallo studio. La proposta parte in automatico, senza che qualcuno debba scorrere una lista al telefono.
- I richiami d'igiene si possono automatizzare davvero?
- Sì: è uno dei percorsi più regolari di uno studio dentistico. Il richiamo parte alla scadenza prevista per quel paziente, con un messaggio riconoscibile, e chi risponde entra direttamente nel percorso di prenotazione.
- E i preventivi rimasti in sospeso?
- Vengono ripresi con un contatto costruito insieme allo studio dopo un periodo definito, per capire se la persona ha dubbi o vuole rivedere il piano. Nessuna insistenza e nessuna scadenza inventata.
- Serve collegare Axenly al software gestionale dello studio?
- Non necessariamente. Si può partire dai processi di comunicazione senza toccare il gestionale; eventuali collegamenti tecnici vengono valutati caso per caso in base al software realmente in uso.
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